L’un des grands avantages des systèmes de gestion de la formation est qu’ils offrent de nombreuses fonctionnalités pour répondre aux besoins des entreprises et des services de formation, ainsi que des entreprises de différents secteurs et de différentes tailles.
Création d’une base de connaissances centralisée
L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un système de gestion de la formation est qu’au lieu de devoir passer d’un système à l’autre pour stocker des informations, vous pouvez stocker toutes vos informations en un seul endroit. Un mélange de différents types d’informations — feuilles de calcul, fichiers Google Docs, fichiers stockés sur votre ordinateur ou même copies papier — peut rapidement devenir source de confusion ! S’il peut sembler préférable pour une petite équipe de laisser beaucoup d’informations dans le système RH, il est en réalité bien plus important que ces informations soient stockées quelque part dans le centre et que d’autres personnes puissent y accéder sans devoir passer par cette personne. En effet, la création de gardiens pour les données critiques d’une entreprise peut entraîner des problèmes à l’avenir.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation ou « Training Management System » (TMS) en anglais permet d’éviter ce genre de problème. En effet, cette solution digitale facilite la gestion de toutes les étapes concernant l’administration, les procédures et les documents relatifs au développement des compétences par l’équipe du service des ressources humaines. À ce sujet, Place de la Formation vous propose un tel logiciel, doté d’une multitude de fonctionnalités, afin de répondre efficacement aux responsables formation de votre entreprise. Pour entrer en contact avec le prestataire, appelez-le au 01 80 80 90 90.
Suivi des compétences et des aptitudes
Le suivi des compétences des salariés est essentiel pour maintenir une main-d’œuvre hautement qualifiée et s’assurer que les salariés poursuivent leur formation au bon rythme — qu’il s’agisse d’une formation approfondie sur quatre ans ou d’un séminaire de deux jours et d’un certificat industriel spécial, il n’a jamais été aussi important de disposer d’informations claires et de base sur les résultats obtenus. Pour remédier à cette situation, il est important que le logiciel de gestion de la formation puisse s’adapter à un large éventail de styles d’apprentissage. Heureusement, les systèmes de gestion de l’apprentissage les plus performants sont conçus pour cela.
Souplesse et efficacité
Des mécanismes de reporting souples et efficaces sont essentiels à la réussite de votre entreprise. Sans une compréhension claire de ce qui se passe actuellement dans votre organisation, il est pratiquement impossible de passer au niveau suivant. Voici quelques-uns des problèmes de reporting les plus courants auxquels les formations sont confrontées :
- Difficultés d’accès aux données nécessaires à la prise de décision
- Problèmes d’interprétation et de compréhension des données disponibles.
Réduction des coûts
Investir dans un logiciel de gestion de la formation permet d’économiser de l’argent de plusieurs manières. Il est donc important de ne pas remettre à plus tard l’achat d’un nouveau logiciel. Tout d’abord, il devrait être moins coûteux de payer pour un système unique qui gère tout ce dont vous devez vous préoccuper dans votre entreprise, plutôt que d’utiliser plusieurs systèmes distincts pour couvrir différents aspects de votre activité. Au lieu de payer des logiciels distincts pour gérer les cours de formation, les systèmes de reporting, les systèmes financiers, les systèmes de vente, etc. Cela simplifie également grandement le travail avec différents systèmes, car toutes les informations sont regroupées en un seul endroit et peuvent être déplacées vers d’autres sites sans avoir à se soucier du suivi des informations ou de la saisie de données en double.
L’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation vous permet également d’économiser de l’argent, car vous n’aurez pas besoin d’agrandir votre équipe plus que d’habitude. Les logiciels de gestion de la formation peuvent automatiser toutes les tâches effectuées par votre équipe. Ce qui vous permet de disposer de beaucoup plus de temps pour accomplir d’autres tâches. Cela signifie que votre équipe peut travailler plus dur sans avoir à embaucher plus d’employés. En d’autres termes, vous pouvez disposer d’un peu plus de flexibilité avant que votre effectif ne se remplisse et que vous deviez envisager d’embaucher d’autres employés. Cela permet non seulement d’économiser quelques salaires, mais aussi de réduire les coûts de recrutement et de logement, qui peuvent être élevés.